記載されている内容は2017年10月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, 取引先に至急欲しいと請われて、メールに見積書を添付して送る、ということはよくあることです。時間短縮のため、メールを積極的に活用しましょう。とはいえ、基本的なマナーや、注意しなければならない点もたくさんあります。ここでは、メールでの見積書の送り方を紹介します。, 得意先から、至急見積書が欲しい、との依頼を受けたら、担当者にメールに添付して送るのが一番です。多少準備に手間がかかっても、メールなら送ってすぐに担当者が見れます。しかし、ビジネスでメールを使う場合、相手に失礼なことがあってはいけません。メールの文章の書き方には、注意しなければならない点がいくつかあります。また、送って終わりということではありません。大事な商談に結び付くきっかけです。その後のフォローも大事です。また、見積書をもらった方も、もらって終わりではありません。何度かメールでのやりとりが発生します。さらに、直接会って詳しく相談するのも大事です。メールは便利なツールです。しかし、使い方を間違えるとトラブルになりかねません。友達に送る感覚で書くのではなく、ビジネスで使えるメールの書き方をマスターしましょう。, ビジネスを遂行するうえで、見積書の作成依頼はよくあることです。カタログで商品コードを調べて電話で依頼したり、複数の物をいっしょに見積もりしてもらう場合は、FAXで依頼することもあります。さらにパソコンが使えるのなら、メールで見積書の作成を依頼するのがです。見積書の依頼をメールで行う場合に注意したいことは、具体的な内容を書き添えることです。見積を依頼する商品やその数はもちろん、どのような用途に使うのか、また、いつまでにほしいのかについても記載しましょう。【例文】○○○株式会社 〇〇様 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申しあげます。 さて、下記の貴社取扱品について、□□□□様への商談を進めております。そのため、至急お見積書をご送付くださいますようお願いいたします。なお、お手数ですが?月? ゆびすいグループは、国内8拠点に7法人を展開し、税理士・公認会計士・司法書士・社会保険労務士・中小企業診断士など約250名を擁する専門家集団です。 創業は70年を超え、税務・会計はもちろんのこと経営コンサルティングや法務、労務、ITにいたるまで、多岐にわたる事業を展開し今では4500件を超えるお客様と関与させて頂いております。 ・ 2.見積書を出すべき3つの理由 Copyright © Yayoi Co., Ltd. All rights reserved. 余裕があれば備考欄に記載するのではなく、パターン別に見積書を発行してもよいでしょう。, 相手先が気軽に問い合わせしやすい見積書を作成することも、安心して受注してもらうために重要なポイントとなります。「見積書の内容に関して不明点等ございましたらお気軽にお問合せください。」などのメッセージが記載してあるかないかで親しみやすさが加わり、印象が良くなるものです。上記メッセージのすぐ近くに支店名、担当者名、連絡先などを記載しましょう。, また急ぎではないけれど、時間のあるときに返答してもらえればいいといったような些細な内容を聞きたいこともあります。その場合に備えてメールアドレスを記載しておくことも受注につなげる有効な手段となります。, 受注してから短期間で納品できるかどうかも、相手が注文しようと思えるかどうかの判断材料となります。「受注後約1週間後に納品」「受注後3日以内に発送」といった書き方となります。, 納品するために証明書を発行してもらう必要が発生するなど、相手先次第で納期が変動することもあります。そのような場合、「必要書類受領後、約1週間後に納品」と記載することで、注文を受けただけでは納品できないことを明示しておくことができます。, 見積書を提出した後に追加作業が発生した場合、前回の見積書は破棄してもらい、新たな見積書で検討してもらう必要があります。しかし、見積書を作成する段階では必要なかった作業が善意無過失で発生したような場合は相手にも応じる余地があると思いますが、単純にこちらの過失だった場合は信用を失うことも考えられます。なぜなら見積もりの段階から過失があるようでは安心して契約することができないと思われても仕方ないからです。信用を取り戻し受注につなげるためには追加分を自己負担する必要が出てくる場合もあるかもしれません。, 見積書は契約取引前に作成するものです。民法や会社法、税法上必ず作成しなければならない書類ではなく、商慣習に基づき作成・発行されるものです。, 請求書は契約取引後に作成するもので、主に代金回収のために使用されます。請求書そのものに法的効力があるかどうかは状況によって異なりますが、税法上一定期間保存しなければならない義務があります。法人規模にもよりますが、最長9年間の保存義務が生じます。, 納品書は契約取引に付随する書類となり、引渡し日の法的根拠となります。注文した側の代金を支払わなくてはならない義務は引渡し日以降に発生することになり、注文を受けた側は引渡し日以降に代金を受け取る権利が発生することになります。, 見積書を作成する上で使用しなければならない用紙や決められた記載方法はないため、どのような方法で作成しても問題ありませんが、専用の見積書作成ソフトを利用することで事務作業を簡略化させることができます。, 一度作成した見積書に対して別の条件で作成依頼を受けたとき、単価金額だけ変更すればよいだけなのにすべて一から作成するのは大変面倒な作業です。しかし見積書作成ソフトを利用すれば前回作成した見積書を簡単に複製し、必要な部分だけ修正することで瞬時に別パターンの見積書を作成することができます。, 一度作成した見積書をそのまま請求書データに反映させることができる機能もあるため、その後の事務処理をより一層軽減させることができます。エクセルなどの表計算ソフトでもフォーマットを使用すれば簡単に見積書を作成することができますが、請求書を作成するとなるとまた一からデータを入力し直さなければならないことも考えられます。一度入力したデータをそのまま別の書類に反映させるできることができるのは、専用ソフトならではのメリットとなります。, 見積書で提示した金額には法的拘束力はありませんが、最終的な契約書がなければ最後に提示した見積もり金額が契約金額とみなされます。, また提示した見積書金額に対して相手から注文書や発注書を受け取っている場合、注文書や発注書の金額を最終金額根拠として価格交渉されることも考えられます。, また、受け取った注文書や発注書の金額に対して変更を加えた金額提示を行なった場合、当初の申込者がその金額を承諾すれば契約成立となり、拒絶すれば契約不成立となります。, 契約が成立した見積書に関しては、税法上の保管義務期間が経過した後に破棄することができます。契約不成立の見積書は破棄しても問題はありませんが、顧客管理情報として活用することができます。契約に至らなかった案件もデータとして残しておくことで、次回以降の受注につなげるためのツールとして有効活用することができるのです。, 契約の成立有無を問わず一定期間保存しておくことで破棄していないという事実を残すことができるため、万が一税務調査に入られたときにも自信をもってデータを提示することができます。念のためすべての見積書データは保存しておくとよいでしょう。, 見積書を提示する段階で消費税額を含めた総額で提示することもできますが、税抜き価格で提示しておいて契約時に消費税を含めることもできます。しかし消費税率の変更に伴い消費税転嫁対策特別措置法が令和3年3月31日まで適用となるため、該当事業者は税抜き価格で金額交渉を依頼されればそれに応じる必要があるため注意が必要です。, 原油価格の急上昇のように当事者双方どちらにも責任が生じない理由のために、見積もり時の価格で注文を受けることができなくなった場合には、相手先に説明し納得してもらった上で新たな価格で見積書を作成します。たとえ変動前の価格で注文を受けたとしても、こちらが承諾しない限り契約は成立することはありません。, また、契約を締結してしまったとしても、帰責事由がどちらにも存在しない外的要因によって、当初の契約内容が遂行できない場合には履行不能となり、原則としてその契約の仕事完成義務や報酬請求権は消滅することになります。, 見積書金額よりも請求金額が安くなったために差額が発生した場合、自社分の利益にする方法と相手先に返金する方法が考えられます。必ずしも返金する必要はありませんが、明らかに原価が値下がった事実が周知されているような場合や返金することで信用や評価が得られるのであれば、戦略的に返金してもよいでしょう。また生じた差額を次回以降に値引きとして活用することで継続発注につなげることも可能です。, 運輸事業各社が展開している安くて便利なメール便ですが、信書に該当するものは送付することができません。見積書は信書に該当するため、メール便で相手先へ送付すると総務省令における郵便法に抵触することになります。, 見積書を相手先へ送付する際には、メール便や宅急便以外の郵送方法を選択します。信書を送付することができる郵送方法として、普通郵便やレターパック、信書便などが該当します。, 信書には見積書以外にも、請求書や契約書、各種証明書などが含まれます。詳しくは日本郵便のサイトでご確認ください。, 英語の見積書が必要な場合であったとしても、国内取引であればすべての項目を英語表記に変換すれば問題ありません。そのためにはまず日本語の見積書を通常通り作成する必要があります。さらに英語の見積書を単体で提出するのではなく、日本語の見積書とセットにすることで、誤解が生じるリスクを軽減させることができます。, 書き方の注意点として、条件提示や条件付き納期など見積書内で簡潔にまとめると誤解を生じてしまう可能性がある場合は、無理に端的にしようとせず別紙で重要ポイントをまとめても良いでしょう。英語の見積書の書き方で大切なのは、英語に変換しても意味を変えずに正しい内容で伝えることなのです。, 最終的に合意した金額が見積書の金額であれば、契約金額は見積書の金額であると考えることができます。しかし見積書の金額よりも請求書の金額が高くなっている場合、どのような経緯があって価格が変動したのかを相手に確認しましょう。価格変動の要因に合理性があり、今後の継続した取引のために必要であると判断すれば減額を見込んだ価格交渉を行なう余地があるといえるでしょう。しかし価格変動要因に合理性がなく不当であればその提示金額を拒絶し、見積書の金額を根拠に価格交渉することになります。, 請求の段階に入っているということは仕事が既に完成したり引渡しを受けたりサービスの提供が終了している状態であると考えられるため、注文者から契約を解除することはできません。請負者に報酬請求権はあるため、支払いを完全に拒否することは難しいでしょう。, 見積もりの期限までに返答することができない場合、その見積書は無効となります。前向きに検討している場合、同じ内容で再度発行してもらうことができるかどうかをまずは確認しましょう。また期限を過ぎてしまう理由によっては相手先が譲歩してくれる可能性もあります。理由を説明した上で有効期限の延長を依頼してみる方法もあります。このような状況をメールにした場合、以下のような文章となります。, 依頼可否だけでなく、進捗状況を合わせて連絡することで納品までのやり取りがスムーズになります。, 受け取った見積書に対して依頼しない場合に送信するメール例文は以下の通りとなります。, 依頼しない内容だけでなく、どのような点で発注することができなかったのか理由を書き添えることで、次回以降の受発注をスムーズにする効果を期待することができます。, 見積書の提示を拒否された場合や口頭で金額提示を受けて注文に至った場合、契約書で異なる金額が表記されていては反論する根拠がなく、覆す余地がありません。そのような場合に備えて見積書は証拠として受領しておくべき書類ということができます。, しかし民法上の契約は「申込み」と「承諾」で成立することになり、見積書は契約前の申込みを促進するだけの書類に過ぎないと考えることもできることから、必ず作成する必要がある書類ではない側面も持ち合わせています。, 見積書を提示または発行してもらうためには、業務における社内規定によって定められていると説明する方法があります。業務における社内規定を文書化したものを商談時に提示することで、見積書がないと取引が成立しないことを相手に承諾してもらいやすくなります。, 契約不成立の見積書を保管しておく必要はありませんが、別の案件で発注業者を検討する際に参考資料とすることができます。また、次回以降に発注を依頼する際の価格交渉のツールとして活用することもできるため、破棄する必要がなければ保管書類と一緒にしておくことをおすすめします。, 相手の勘違いや双方の意思疎通がスムーズにいかなかった場合、意思表示のトラブルに発展する可能性が高くなります。契約は当事者による「申込み」と「承諾」がセットになったときに成立しますが、どちらかが欠けている場合には成立するものではありません。それでもなお請求されてしまった場合には「申込み」をしていないことを証明する必要があります。, 業務プロセスにおいて発注をかける際に必ず行なう手順があれば、その手順そのものが拒否するための対抗要件となります。たとえば依頼する際には必ず発注書を送付する手順や社内システムにおいて承認許可を要する手順が該当します。トラブルのあった業者に対してその手順がなければ、当該契約において「申込み」の要素が欠如していることになるため、契約不成立として認められる可能性が高くなります。, 契約そのものはお互いの同意があれば口頭でも成立しますが、金額や作業工程、作業日数が大きい案件ほど公正証書として契約書を作成したほうがよいでしょう。, 書面ではなく口頭で見積もりを聞いた場合であったとしても、請負契約や売買契約のような諾成契約の性質を持つ場合、書面でなくても双方の合意があれば契約は成立するため、後日立証できるかどうかは別にすれば、法的拘束力は発生すると解釈できます。, また、口頭で見積もりを受ける場合「この場で即決してくれたら」という条件が付く場合があります。契約効力の発生時期に条件や期限といった特約を付随させても違法行為とはなりません。ただしすべて口頭でやり取りするのは大変リスクの高い行為となります。見積書や契約書、注文書などの書面を作成することでトラブルを未然に回避することができます。, 見積書がない契約であったとしても双方が合意すれば成立する諾成契約であれば、当該契約は成立しているものと解釈することができます。諾成契約には売買契約、請負契約、賃貸借契約、雇用契約などがあります。, たとえ契約書が作成されたとしても公正証書でない限り、契約書そのものに法的拘束力はありません。契約金額にどちらかが合意していない場合は契約が成立していないため、契約不成立を根拠に支払いを拒否することが可能であると考えられます。, しかしいくら合意していないと主張したとしても客観的な状況から契約が成立していると判断されれば、ある程度の支払いを余儀なくされることもあるかもしれません。, 見積書はビジネスにおいて必ずしも必要な書類ではありません。しかし、しっかりとした見積書を作成して発行することで信頼を得たり、その後の取引をスムーズに行うことができます。見積書の書き方や作り方を正確に把握して作成することを心がけましょう。, 税理士法人ゆびすい 見積書をメールで送るとき、メールの文面で迷うことはありませんか?また、見積もり依頼のメールを送りたいときや、もらった見積もりをお断りしたいときなど、場面によってメールの文面は変わってきます。今回は、見積書に関するメールの書き方や注意点などをまとめました。 ・支払方法を(売掛金や分割払いではなく)現金一括決済にすることでさらに○円off 取引先に至急欲しいと請われて、メールに見積書を添付して送る、ということはよくあることです。時間短縮のため、メールを積極的に活用しましょう。とはいえ、基本的なマナーや、注意しなければならない点もたくさんあります。ここでは、メールでの見積書の送り方を紹介します。 お客様第一主義に徹し、グループネットワークを活用することにより、時代の変化に即応した新たなサービスを創造し、お客様にご満足をご提供します。. というものが挙げられます。 「顧問先さまと共に繁栄するゆびすいグループ」をモットーとして、お客さまの繁栄があってこそ、ゆびすいの繁栄があることを肝に銘じお客さまのために最善を尽くします。 見積書は契約を結ぶ前に作成するものであり、送付時のメール文の印象がその後の契約を左右することもあります。今回は、フリーランス歴10年以上の3名の話をもとに、例文をまじえながら見積書を送るときのメールの書き方について解説します。 @moneyforward からのツイート!function(d,s,id){var js,fjs=d.getElementsByTagName(s)[0];if(!d.getElementById(id)){js=d.createElement(s);js.id=id;js.src="//platform.twitter.com/widgets.js";fjs.parentNode.insertBefore(js,fjs);}}(document,"script","twitter-wjs"); ご送付いただきました見積書でお願いする方向で動いておりますが、承認するのに時間がかかるため1週間後にはご連絡できると思います。, ご送付いただきました見積書の有効期限内にご回答するのが難しい状況です。発注依頼をするのはほぼ確定している状況なのですが、社内規定により権限者すべての押印を受ける必要があり、うち一人が出張先のトラブルで見積書の有効期限内に帰国するのが困難な状況です。. 見積書は、工事における一定条件のもと、依頼者の要求する仕様を満足する製品等の価格、金 額について製造業者又は専門工事業者(以下「作成者」という。)から得る際の書類であり、そ の手続きに必要な書類及び見積書の構成は以下による。 ・ 3.見積書の書き方 スモールビジネス(個人事業主、中小企業、起業家)の業務や経営にまつわる疑問や課題をみんなで解決していく場, 見積書をメールで送るよう依頼されたとき、皆さんはどんなことに気を付けていますか? 見積書の内容を確認することももちろん大切ですが、あわせて気を配りたいのが見積書を送付するときのメール文です。見積書の送付時は契約を結ぶ前の段階であり、特に複数の候補から発注先を決める「相見積もり」のケースでは、メール文から伝わる印象が検討材料になることもあります。そこで今回は、フリーランス歴10年以上かつ、普段からさまざまな企業とビジネスメールを交わしている3名の方のお話をもとに、見積書送付時のメール文の書き方について解説します。, 見積書の内容に不備があると信頼性が損なわれますし、取引先の手間を増やします。まずは、事前にすり合わせた内容との相違がないか、指定された形式になっているかをきちんと確認したうえで以下の項目についてチェックしましょう。, □上書きできないファイル形式になっている?□金額は妥当?□記入事項に抜けはない?□誤字脱字はない?□税込・税別の表記はOK?□宛名はOK?□押印の要・不要は確認済み?□納期や追加料金などの条件を記入している?□担当者以外の人が見ても問題ない内容になっている?□スケジュール表などほかに作成を依頼されている資料はない?, なかでも、知人のフリーランスの中で、よくある失敗例として多く挙がったのが追加料金です。予想以上に修正回数が多いにもかかわらず、見積書に記入していなかったため、追加料金を請求できなかったという話も出ました。こうしたお金の話が多くなるのは、見積書のメールならではのことです。, 個人対個人のやり取りであれば融通がきく場面でも、取引先が企業だと臨機応変な対応が難しいこともあります。案件をスムーズに進行するためにも、見積書に記入する条件に抜けがないかチェックしておきたいところです。, また、見積書のほかに添付する資料がある場合は、容量の重さに注意し、送信漏れを防ぐためにメール本文に添付ファイルの内容を明記しておきましょう。, お伝えしたように、見積書のメールは契約を結ぶ前に送るものです。スムーズな契約につなげるためにも、相手によい印象を与えられるよう気を配る必要があります。取引先の社内で共有されることも考えて、以下のポイントに注意しながらシンプルでわかりやすいメール文を作成しましょう。, 「お送りします」「〇〇(自分の名前)です」など、用件がわからないメールの件名は不親切です。「お見積書をお送りします_○○○○(必要であれば屋号+自分の名前)」のように、誰から何の用件でメールが来たかすぐわかる件名をつけましょう。, 案件の担当者ではなく、営業部や経理部、担当者の上司など別の人に見積書を送るよう依頼されることもあります。宛先を事前に確認したうえで、会社名、所属、名前を間違えないよう記入します。, まわりくどい表現や、こそあど言葉の多用などのわかりにくい文章は避け、あいさつ→用件→お礼のシンプルな構成にします。また、「なるべく早めにお知らせください」といった曖昧な文章の場合、「なるべく早め」の基準は人によって異なります。「〇月〇日までに」と具体的に明記しましょう。, 最後の署名欄に、電話番号などすぐに連絡がとれる手段を記載しておくと親切です。派手な飾り罫線は避け、署名は名前+肩書き+連絡先のシンプルな構成でまとめます。, 状況に応じてメールに一言添えるという意見も出ました。企業対企業ではビジネスライクな関係が好まれることもありますが、フリーランスでは取引先との信頼関係が業務の潤滑油になり、契約につながるきっかけにもなるとのこと。特にリモートでのやり取りが多い場合は、信頼関係を築く手段のひとつとして、猛暑が続いているときは相手の体を気遣う一言を添える、取引先の動向を常にチェックして関心をひかれる動きがあれば一言添えるなど、それぞれで工夫しているようです。, メールは便利な一方、対面でのやり取りとは異なり、行き違いや誤解があってもその場でフォローすることは困難です。まだ契約前の段階であることを忘れずに、こちらが意図しない伝わり方や失礼が生じないよう、次のポイントに注意しましょう。, たとえ取引先から急いで見積書を送るよう依頼された場合でも、件名に「至急」のような要求を記載することは控えます。傲慢な印象を与えかねませんし、件名をわかりやすく明記しておけば十分です。, ひとつのメールにつき、ひとつの用件が基本です。担当者が同じだからと別の用件を付け足すと、情報が混乱しますし、見落とされる可能性もあります。ほかに伝えたいことがあれば、「〇〇の件に関しては改めてご連絡いたします」と伝えるまでにしておきましょう。, 見積額のすり合わせが完全にできていないのに、すでに同意を得ているかのような言い回しをする、急いでいるからと挨拶やお礼を省くといったメール文が、マイナスな印象や相手の不安を招くこともあります。はじめての取引になる場合は特に、誤解を招かない表現を選びましょう。, 最後に、お伝えしたポイントを踏まえてNG文例とOK文例をご紹介します。自分ならどの部分を調整するか考えてみましょう。, 先日はお電話ありがとうございました。納期や宛名、修正回数についての質問にいろいろ答えていただけたのでとても助かりました。そのときに指示された見積書を送ります。しばらく不在になりますので、間違いがあれば早めにご連絡ください。, 先日いただいたお電話で、・押印が必要・納期は〇月〇日・修正対応は3回まで、4回以降は追加料金を加算とのお話があったかと存じます。上記の内容を踏まえて作成しておりますが、万一不備な点がございましたらご一報ください。, なお、〇月〇日~〇月〇日の期間は夏季休暇を予定しております。大変恐縮ですが、修正が必要な場合は、〇月〇日までにご連絡いただければすぐに対応できるかと存じます。, 厳しい暑さが続きますが、どうぞご自愛くださいませ。引き続き何卒よろしくお願いいたします。, Mobile:000-0000-0000Mail:(メールアドレス)URL:(サイトがあれば表記), いかがでしたか。上記はあくまでも一例です。チャットツールで見積書を送るケースもあるかと思いますが、注意したいポイントは基本的に変わりません。表現をそぎ落とすイメージで、短く簡潔な文章で伝えることが大切です。, 個人事業主・フリーランスの方に役立つ情報・ネタを探して、北は北海道、南は沖縄まで東奔西走する毎日。全国のスモビなみなさんがビバ!になるように全力で応援中。いいね!を押していただけると喜びます。, 【新型コロナ関連】若手フリーランス・個人事業主が今すぐ知っておきたいお金の支援制度【給付金や融資は?緊急オンラインインタビュー】.